Definisi Otomatisasi Perkantoran

Nama : Bambang Apriyadi Sumarno

Npm  : 22214020

Kelas : 1EB16

Tugas : P. Komp 1C

OTOMATISASI PERKANTORAN

BAB 1 PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif, Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sisteminformasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis, Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, Karena bagaimana pun kita dituntut untuk  memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

B.  Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor  di definisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasiberbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

C.      Pengertian Otomatisasi Perkantoraan

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA

BAB II TUJUAN DAN MANFAAT OTOMATISASIKANTOR

A. TUJUAN

·         Pendapatan yang  lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak  menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer  menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

·         Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok, pelengkap bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.

·         OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya, OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional, penggabungan dan penerapan teknologi memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

 

B. MANFAAT

Agar mahasiswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User eror.

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.

BAB III PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR

A. Tahapan Penerapan Otomatis Kantor 

Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing

Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

Transformasional, merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

B.Kategori Pemakai Otomatiasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan. Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

1.      Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli,Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat

BAB IV MODEL OTOMATISASI KANTOR

Keterangan Gambar Di Atas

1.      Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya), informasi juga disediakan oleh lingkungan.

2.      Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

3.              Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dan  konferensi komputer.

Resume pert 1 - Kelebihan dan kekurangan otomasi perkantoran

Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi yang menguntungkan dan merugikan.

Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi adalah :

1.1.   Tidak berperasaan

1.2.   Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah)

1.3.   Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.

1.4.   Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.

1.5.   Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.

1.6.   Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.

1.7.   Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client.

1.8.   Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak  begitu berpengaruh.

Sementara kelebihan perkantoran adalah :

1.      Menekan biaya fasilitas.

2.      Menekan Biaya Peralatan

3.      Jaringan Komunikasi Formal

4.      Menekan Penghentian Pekerja

5.      Kontribusi Sosial

6.      Pekerjaan Lebih Cepat

7.      Lebih mudah dalam hal pencarian kembali Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.

Macam Macam Otomatisasi Kantor

·         System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

·         System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

·         System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

·         System Pengolahan Kantor 

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

·         System Elektronik Formal

Di dokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

·         System Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

Aplikasi Otomatis Perkantoran

1)      Pengolahan kata (word Processing).

Word Pocessing adalah penggunaan suatu perlatan elektronik yang secara otomatis melakukan melakukan beberapa tugas yang di perlukan untuk membuat dokumen.

2)      Surat elektronik (electronic mail).

Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3)      Voice mail

Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4)      Kalender elektronik (electronic calendaring).

Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5)      Konfrensi audio.

Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6)      Konfrensi video.

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video

7)      Konfrensi komputer.

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi

8)      Transmisi faximile (FAX)

Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9)      Videotex.

Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual padalayar crt.

10)    Desktop publishing.

Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama denganyang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

11)    Image Store and Retrieva

Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

 

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi PilihanAplikasi Otomatisasi Kantor:

·         Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidakakan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

·         Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

·         Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

·         Pekerja Pengetahuan System Technology

A.   Pengertian Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk membantu para pekerja pengetahuan (profesional yang menggunakan informasi sebagai input utama mereka dan yang utama produk distilasi informasi itu) untuk menangkap dan mengatur informasi aktivitas kerja, dan belajar, memprioritaskan , dan melaksanakan tugas-tugas mereka secara lebih efisien dan efektif.

B.   Manfaat Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Manfaat Pekerja Pengetahuan System (KWS) adalah untuk meningkatkan produktivitas dengan memberikan informasi tugas khusus yang diperlukan, dan dengan berasosiasi semua alat bantu otomatis, agen perangkat lunak, dan multimedia referensi dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

C. Fungsi Pekerja Pengetahuan System Tecnology

Ada 2 Macam Yaitu:

·         Pekerja Pengetahuan System (KWS) Groupware dirancang untuk digunakan oleh kelompok kerja kolaboratif. Proses dapat ditugaskan di seluruh organisasi untuk mendukung manajemen matriks. Pengetahuan pekerja dapat menetapkan tugas kepada diri mereka sendiri, untuk pekerja pengetahuan lain, atau sekelompok pekerja pengetahuan

·         Pekerja Pengetahuan System (KWS) Workgroup meningkatkan koordinasidengan memungkinkan para pekerja pengetahuan untuk mengambil dan memperbarui tonggak, penyelesaian tugas, dan informasi status prioritas.Informasi Tambahan (klik untuk memperluas) atau klik SEMUA untuk memperluas semua.

BAB V KESIMPULAN

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanutama menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melaluipenggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).